Kommunikation

Det 4. og sidste element i modellen er kommunikation. Uden en velovervejet og veltilrettelagt kommunikation med medlemmerne, så får anstrengelserne med at kortlægge og beskrive opgaver til frivilligt arbejde næppe nogen succes. Jeg vil bestemt ikke gøre mig til kommunikationsekspert, men jeg har gjort mig en række erfaringer, som jeg gerne deler med dig.

Kanaler og medier

De mange muligheder foreningerne har for at kommunikerer med deres medlemmer er først og fremmest en styrke; men det giver også ekstra arbejde at være på flere platforme. Et fravalg af platforme giver en risiko for, at nogle af medlemmerne ikke ser dit budskab.

Du skal derfor uden tvivl bruge en stor del af mulighederne for at have en chance for at komme ud til flest mulige medlemmer og interessenter. Derfor er det en god idé at skabe sig et overblik over de muligheder, som foreningen kan og vil benytte sig af. Dertil skal der gøres nogle tanker om, hvilke platforme, der skal benyttes til forskellige former for budskaber og kommunikation. Planlæg hvornår forskellige målgrupper skal modtage kommunikation, så de ikke føler sig ramt af spam. Få taget de nødvendige beslutninger, meld dem ud og følg dem.

Med andre ord: Udarbejd en "Kommunikationsplan".

Hvilke kanaler bruger vi og hvordan bruger vi dem?

  • Email, Facebook side og Facebook grupper samt Hjemmeside
  • Youtube og Instagram samt Linkedin
  • Løbesedler, Opslagstavle og plakater i klubhuset
  • Breve til hjemmeadressen
  • Mundtlig kommunikation (ved fælles samling, pr. telefon og face-to-face)

Kommunikationsplanen skal give svar på

  • Hvilke målgrupper skal vi kommunikere med?
  • Hvem kommunikerer om hvad, til hvem, hvornår og på hvilke kanaler?
  • Har vi et fælles sted, hvor vi samler forslag til indlæg og information?
  • Har vi aftalt, hvem der sammenfatter og sammensætter information?
  • Har vi en procedure, som sikrer at information bliver gennemlæst og godkendt (jf. kommunikationsplanen), inden vi sender det ud til et større antal medlemmer eller udgiver offentligt?

Kommunikationsplanen

Et eksempel på en Kommunikationsplan er her vist i et regneark, som viser på hvilke tider af året forskellige typer af information er planlagt udgivet.

ved at trykke på "+" knappen over kolonne "Q" åbnes en række kolonner, som viser de øvrige elementer i den planlagte kommunikation i foreningen. Betydningen af de anvendte koder finder du i skabelonen.

Kommunikationspyramiden

Du kan ikke skrive kort og præcist nok!

Skriv altid essensen først, forklaringer efterfølgende og detaljer til sidst

  • Afsenderen er ansvarlig for at modtageren har forstået budskabet
  • Er dit budskab ikke skarpt og tydeligt i emnet eller overskriften og de 3 første linjer, så fanger du ikke din modtager. Mange står af og får slet ikke læst videre.
  • Uanset hvor velskrevet, kort, præcist og tydeligt, du synes at dit budskab er, så vil det blive misforstået af nogle at dine modtagere.
  • Flere end du tror, får det aldrig læst!
  • Et vigtigt budskab bør derfor udsendes på flere kanaler og i forskellige former.

Når du skal have svar tilbage!

Når du ønsker, at modtageren skal returnere et svar, så skal det fremgå klart i starten.

Sørg for at det er let og entydigt at afgive sit svar!

Prøv så vidt muligt at bede alle om at afgive svar, ved også at bede om det negative svar. Så er du ikke i tvivl om, hvorvidt dit budskab ikke er modtaget (eller læst), eller om modtageren blot ikke har svaret. Så kan du rykke for svar fra dem, du ikke har hørt fra.

Brug evt. et af de smarte værktøjer til at få struktureret svar retur (Svarknapper i emails, Doodle afstemning, eller andre Survey-værktøjer).

Kommunikation om Aktivitetsbemanding

Når det kommer til at kommunikere med henblik på at rekruttere frivillig bemanding til en aktivitet i foreningen, så er det vigtigt at huske de 3 forudsætninger for succesfuld udvikling af kulturen for den frivillige indsats. Sørg for at beskrive hvad det betyder af godt for vores forenings fremtid, hvad giver det dem, der får aktiviteten gennemført, samt hvordan koordinerer vi den fælles indsat, så alle føler ansvar og sammenhold for, at vi skal lykkedes og skabe en stor succes for vores forening.

Udstil for alle (relevante) medlemmer, hvordan aktivitetens opgaver skal udføres ved at vise hele eller dele af Aktivitetsbeskrivelsen. Det er vigtigt at vise tilstrækkeligt til, at alle kan se det overordnede billede og de vigtige sammenhænge, der er mellem opgaverne.

Gør det let at se, hvor der er brug for frivillig indsats og tilmelde sig som deltager. Offentliggør og ros dem der bidrager. Det kan i bedste fald friste andre til at melde sig til en opgave.

Central opslagstavel i fælles lokaler

Har foreningen en fælles opslagstavle, hvor foreningens medlemmer normalt henter information fra, så skal man ikke undervurdere effekten af at starte ud med et manuelt farverigt opslag af aktivitetslisten. Ingen tekniske barrierer, en god prototype til en start, så kan teknikken komme til senere.

Lad deltagerne selv skrive sig på skemaet, når de melder sig. Reklamer for opslaget på andre kanaler og ros dem, der tilmelder sig. Vis et opdateret billede jævnligt, så alle kan følge, hvordan bemandingen går og måske føle sig fristet til at følge trop.

Online på foreningens website eller Facebook gruppe

Et online opslag kan i sin simple form være et billede af aktivitetslisten og mulighed for at tilmelde sig pr. besked eller e-mail. Hvorefter billedet af listen opdateres, når der er ændringer til den.

Næste skridt kan blot være at give skriveadgang til aktivitetslisten, så deltagerne selv står for at skrive sig på opgaverne, men sørg for at tage en sikkerhedskopi løbende.

Bliver der tale om tilbagevendende meget store aktiviteter med mange opgaver og mange frivillige deltagere, begynder det at give mening at kigge på professionelle online planlægnings- og bookingsystemer. Der findes flere på markedet, som enten kan integreres i foreningens website eller bruges som selvstændige applikationer til både PC og mobile enheder.

Der er også større frivillig-foreninger, som har erfaring med disse systemer. En kontakt med udveksling af erfaringer kan være en god investering, inden man gør tiltag i den retning.

Facebook begivenheder

Facebook begivenheder er et rigtigt stærkt værktøj, hvis det bruges rigtigt og velovervejet. Begivenhederne kan bruges både til at nå ud til potentielle medlemmer og andre interessenter af foreningen; men det er også et stærkt værktøj til at promovere aktiviteter og opgaver internt blandt foreningens medlemmer. Du finder en udførlig guide i udarbejdelse og håndtering af Facebook begivenheder her.

Hvor står foreningen nu, og hvor ønsker bestyrelsen at bringe den hen i fremtiden?

Bestyrelsen sætter struktur, retning og fokus på foreningens fremtid og danner rammerne for de efterfølgende 3 elementer.

Hvordan arbejder foreningen med idéer til at udvikle foreningen i den ønskede retning?

Medlemmernes interesse og engagement er i fokus. Metoder til strukturering, prioritering samt afprøvning af nye idéer sættes i system.

Hvordan får foreningen sine medlemmer til at arbejde med foreningens opgaver?

Kortlægning og overblik over foreningens aktiviteter opstilles. Aktiviteter gøres klar til frivilligt arbejde og medlemmerne skal motiveres til at tage del i opgaverne.

Hvordan kommunikerer foreningen med og ikke kun til sine medlemmer?

Foreningen fastlægger politik, kanaler og metoder for den gode kommunikation med medlemmerne og iblandt medlemmerne.