Aktiviteter

Overblik og styr på foreningens aktiviteter

Forudsætningen for at kunne benytte frivillig arbejdskraft ad hoc er, at foreningen har eller får styr på sine aktiviteter inden for de områder, hvor hjælpen vil være oplagt. Det kan derfor være nødvendigt at investere noget tid i starten, før udbyttet af anstrengelserne kommer tilbage. Start med at lave en simpel oversigt over foreningens aktiviteter, fx i et regneark, så har du en let mulighed for at lave læsevenlige visninger af listen, fx kan udvalgte aktiviteter opstilles i et overskueligt Årshjul.

Årshjul

Årshjulet er i sit udgangspunkt blot en helt simpel kalenderliste over årligt tilbagevendende aktiviteter i foreningen. Efter lyst og behov kan listen typisk illustreres i en grafisk visning i form af et lagkage lignende diagram, fx som vist her med ansvar og aktiviteter fordelt på kalendermåneder. Men det behøve du slet ikke til en start.

Det vigtige er nemlig selve processen ved at udarbejde foreningens årshjul. Denne proces er meget værdiskabende, hvis det gøres i fællesskab og samtidig bruges som en teknik til vidensdeling. Få erfarne medlemmer til at fortælle om aktiviteterne, hvilke opgaver de udfører og hvordan. Få sat struktur på opgavelister og opgavebeskrivelser, herved mindskes personafhængigheden i takt med, at andre kan overskue, hvad der kræves.

DGI har lavet en let forståelig 7-trins video vejledning i, hvordan man kan udarbejde et årshjul. Den gennemgår processen med at samle oplysninger og data. Se videoen her.

Klargør den første aktivitet til frivilligt arbejde

Tag udgangspunkt i listen med foreningens aktiviteter og tilføj en markering på aktiviteterne, der indikerer, om aktiviteten vil være egnet til frivilligt arbejde.

Start med at vælge en af de enkle og overskuelige aktiviteter, som er afgrænset og har en klar afslutning på en given dato. Brug denne aktivitet til at udarbejde den første aktivitetbeskrivelse. Få erfaring med at dele og koordinere opgaverne og bliv bedre rustet til at tage fat på den næste aktivitet.

Aktivitetsbeskrivelse

Udarbejd en standardiseret måde at beskrive en aktivitet på, så alle væsentlige aktiviteter i foreningen bliver beskrevet på en ensartet og overskuelig form.

Aktivitetens navn

Find et godt navn til aktiviteten. Navnet skal sige noget om aktivitetens indhold.

Beskrivelse

Sammenfat en kort dækkende beskrivelse af hele aktiviteten. Hvad er formålet, hvad går den ud på, og hvilket slutresultat kommer der ud af at gennemføre aktiviteten?

Aktiviteten skal herefter nedbrydes i velafgrænsede opgaver (arbejdspakker). Start med en simpel opgaveliste, der indeholder kolonnerne for de vigtigste oplysninger for en opgave og få listet alle opgaver, der er forbundet med aktiviteten. Til at begynde med, bliver alle kolonner ikke nødvendigvis udfyldt.

Prøv at definere en opgave (= en linie i opgavelisten) til at have et omfang, som svarer til én sammenhængende arbejdsgang, der fremstiller et konkret resultat (produkt), man kan se og forstå samt vurdere om det er til stede eller ej.

Så er det lettere for den enkelte at overskue, om der er af opgaver, som kunne være interessant at udføre.

Det bliver lettere at beskrive nye aktiviteter, så snart man har fundet formen.

Husk løbende at tilrette og forbedre gode beskrivelser af tilbagevendende aktiviteter. Når man begynder på at genbruge, bliver det en god idé, at have et versionsnr. og en dato på aktivtetsbeskrivelsen, så man arbejder med den seneste version.

Udvidet opgavebeskrivelse

Skulle en opgave kræve en udvidet forklaring til den, der skal udføre den, så udarbejd en "Udvidet opgavebeskrivelse", som mere detaljeret forklarer, hvordan opgaven skal udføres. Det er bedre med en separat udvidet opgavebeskrivelse, fremfor at indholdet i feltet "Kort præcis opgavebeskrivelse" bliver for omfattende og uoverskueligt. Det vil blot gøre det vanskeligt at overskue og læse opgavelisten i aktivitetbeskrivelsen.

Formålet er at få beskrevet og dokumenteret præcist, hvad der skal til for at udføre en større og/eller kompleks opgave. Det kan fx være en trin for trin vejledning, der gør det muligt for en anden person, at forstå opgavens indhold, og hvad der skal til for at opnå det resultat, som forventes af den eller de personer, der skal bruge resultatet af opgaven

Udarbejdelse af en "Udvidet opgavebeskrivelse" behøver ikke at blive gjort af den der pt. laver opgaven. Jeg vil anbefale, at lade en anden person lave beskrivelsen, måske den person, som skal være backup eller den, som skal overtage opgaven. Så bliver der lejlighed til at stille spørgsmål ift. forenklinger og afdække præcis, hvad der er nødvendigt. Så I ikke ukritisk blot fortsætter, som man altid har gjort.

Workshop

En faciliteret workshop er en god måde at komme igang og få inspiration og vejledning til at udarbejde et Årshjul, nedbryde aktiviteter i opgaver, udarbejde opgavelister og om nødvendigt udvidet opgavebeskrivelser.

Hvis jeres forening ikke selv har medlemmer med erfaring i at gennemføre en sådan workshop, så kontakt ForeningsFIF for en drøftelse og eventuelt en aftale om at facilitere jeres workshop.

Projektstyring

Har foreningen meget store aktiviteter, med meget komplekse opgaver og afhængigheder imellem opgaverne, kan der blive brug for en egentlig projektstyring af aktiviteten. Det ligger uden for formålet med denne artikel, at komme ind på.

Her vil jeg henvise til mange andre kilder og guidelines, som kan findes på nettet og i litteraturen. Du er også velkommen til at kontakte ForeningsFIF for en nærmere drøftelse og måske hjælp til at styre en sådan aktivitet.

Det er interessen, der driver værket!

Foreningens medlemmer har et naturligt fællesskab omkring den sport eller det gøremål, som foreningen står for; men når det kommer til at yde en frivillig indsats i foreningen, skal der måske mere til.

En frivillig indsats vil ofte være i konkurrence med tid til andre interesser, i medlemmernes fritid. Det vil derfor være en stor fordel, at kende til disse interesseområder og om muligt inddrage dem i det frivillige arbejde.

Det mest oplagte er det sociale samvær. Blot det at være sammen med gode venner under udførelsen af opgaver, kan ofte være nok motivation i sig selv. To eller flere om at udføre én persons arbejde, kan derfor være en god idé, både som motivation og som backup i tilfælde af frafald på opgaven.

Idéer til at gøre det attraktivt og sjovt at udføre opgaver - også de kedelige opgaver, som ingen gider tage.

  • En mindre investering i noget, som dybest set ikke er nødvendigt, men som kunne gøre det interessant og sjovt at udføre opgaven, fx unødvendige, men sjove hjælpemidler, som gør det til en sjov leg i stedet for en kedelig pligt.
  • En indirekte belønning til dem, der udfører opgaven, ideelt hvis belønningen kan være afledt af opgavens udførelse. Undgå en form for honorar, da det kan give en generel forventning, når man yder frivilligt arbejde.
  • Opbyg en konkurrence omkring opgavens udførelse, så det bliver en sport at blive god til udføre opgaven.
  • Udfør opgaven i andre omgivelser, end de normale og måske lidt kedelige og slidte gemakker. Der kan måske være brug for at komme lidt væk, hvis det er muligt?
  • Kombiner udførelsen af opgaven med et andet arrangement, som afholdes efter at opgaven er udført. Fx: spisning, fest, bankospil, foredrag, opvisning, konkurrence eller lodtrækning blandt opgavens deltagere.

Udskriv eventuelt en konkurrence om at komme med idéer til nævnte emner og noter de indkomne forslag i Idé-kataloget.

Hvor står foreningen nu, og hvor ønsker bestyrelsen at bringe den hen i fremtiden?

Bestyrelsen sætter struktur, retning og fokus på foreningens fremtid og danner rammerne for de efterfølgende 3 elementer.

Hvordan arbejder foreningen med idéer til at udvikle foreningen i den ønskede retning?

Medlemmernes interesse og engagement er i fokus. Metoder til strukturering, prioritering samt afprøvning af nye idéer sættes i system.

Hvordan får foreningen sine medlemmer til at arbejde med foreningens opgaver?

Kortlægning og overblik over foreningens aktiviteter opstilles. Aktiviteter gøres klar til frivilligt arbejde og medlemmerne skal motiveres til at tage del i opgaverne.

Hvordan kommunikerer foreningen med og ikke kun til sine medlemmer?

Foreningen fastlægger politik, kanaler og metoder for den gode kommunikation med medlemmerne og iblandt medlemmerne.